In unserem Artikel zum Thema „Whistleblowing-System“ haben wir die Vor- und Nachteile eines Whistleblowing-Systems dargestellt. Unseres Erachtens kann ein Whistleblowing-System einen wertvollen Beitrag in der präventiven Sicherung der Vermögenswerte eines Unternehmens leisten. Das Whistleblowing-System bietet einem Hinweisgeber die Möglichkeit, die verantwortlichen Stellen durch eigens hierfür eingerichtete Informationskanäle über Missstände, illegales Handeln (z. B. Korruption, Insiderhandel) oder allgemeine Gefahren im Unternehmen zu informieren. Bei dem Whistleblower-System handelt es sich um die Einrichtung einer Meldestelle, die die anonymen Verdachtsmomente aufnimmt, verarbeitet und an die verantwortlichen Stellen im Unternehmen weiterleitet.

Die Frage drängt sich geradezu auf, wie mit den eingehenden Informationen umzugehen ist. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von einer Krisensituation, denn charakteristische Merkmale einer Krise sind u. a., dass sie unvorhergesehen eintritt und das Ausmaß der Beeinträchtigung auf den Geschäftserfolg i.d.R. zu Beginn nicht abschätzbar ist. Darüber hinaus kann eine Krise die Aufmerksamkeit der Medien, von Kontrollinstanzen oder öffentlichen Stellen auf sich ziehen. Liegt hier nur ein kleiner Schadensfall vor oder sehen wir die vielbesagte Spitze des Eisbergs?

Es besteht allerdings die Möglichkeit, sich auf solche Situationen vorzubereiten, indem man ein geeignetes präventives Krisenmanagement im Unternehmen schafft, das durch die schnelle und richtige Reaktion die Krise bewältigen kann. Die Notwendigkeit ein geeignetes Krisenmanagement zu schaffen liegt darin, dass in der Krisensituation die Mitarbeiter unter Zeitdruck schnelle Entscheidungen treffen sollen, die im Fall einer mangelnden Vorbereitung, unzureichender Fachkenntnisse, Fehlverhaltens und nicht ausreichender Kenntnisse der Ist-Situation zu materiellen Schäden oder Imageverlust führen können.

Die Zeit ist bei einem Fraud-Fall im Sinne der Deliktrevision der entscheidende Faktor. Rechtliche Fristen und Beweissicherungsschritte sind einzuhalten und an die zuständigen Stellen zu melden. Es sind verbindliche Verhaltensanweisungen hinsichtlich der erforderlichen Maßnahmen wie Informationsmanagement, Beweis- und Vermögenssicherung, Schadensermittlung und -begrenzung sowie personelle, arbeits-, straf- und privatrechtliche Konsequenzen zu beachten und einzuhalten. (Vgl. Ditzel 1997, S. 15 ff.)

Es wird in der Regel ein Krisenmanager bestimmt und ein Krisenteam (Krisenstab) gebildet, die für die Bewältigung der Krise zuständig sind. Ein Krisenteam sollte aus ständigen Mitgliedern bestehen, für die im Fall der Abwesenheit eine Vertretung bestimmt wird. In unserem Sprachgebrauch handelt es sich beim Krisenmanager um den FRAUD-Beauftragten und beim Krisenteam um das FRAUD-Prevention-Committee (FPC).

Unabhängig davon, wie sich jede Krise entwickelt, kann man die Strukturen und die wesentlichen Abläufe im Fall einer Krisensituation planen. Aufgrund dessen ist es sehr hilfreich, einen Krisenreaktionsplan zu erstellen, der alle möglichen kommunikativen Maßnahmen enthält, die im Falle einer Krise zu ergreifen sind, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden.

Das Ziel des Krisenreaktionsplans ist es, aufgrund der entwickelten Strukturen Transparenz im Unternehmen zu schaffen und Sicherheit im Umgang mit der Krise aufzubauen. Der Krisenreaktionsplan soll neben

• der Festlegung der Zuständigkeiten und der Verantwortlichkeiten des Personals in einer Krisensituation auch
• einen praktikablen und schnell einsetzbaren Maßnahmenkatalog mit Checklisten bieten.

Dabei ist zu beachten, dass der Krisenreaktionsplan nicht nur für die Bewältigung der eingetretenen Krise sondern auch für die Vorbeugung zukünftiger Krisensituationen verwendet werden kann.

In der Krisensituation ist es besonders wichtig, die Zuständigkeiten und die Verantwortlichkeiten festzulegen, um eine Krise schnell und effizient zu bewältigen. Im Krisenreaktionsplan soll klar festgelegt werden:

• wer für die bestimmten Bereiche oder Aufgaben zuständig ist und
• wer die Verantwortung für die Erledigung der Aufgaben oder für das Treffen der Entscheidung trägt.

Abbildung 1: Struktureller Ansatz eines Krisenreaktionplans (eigene Darstellung)

Eine erfolgreiche Bewältigung der Krise ist nur dann möglich, wenn sich ein Unternehmen insbesondere auf fraudrelevante Krisensituationen gut vorbereitet. Das Vorhandensein des Krisenreaktionsplans gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, in der Krisensituation schnell und effektiv zu reagieren, um bestmögliche Schadensbegrenzung zu betreiben.

Ditzel, Hans: Die Bewältigung doloser Handlungen: Ein Leitfaden für das Krisenmanagement im Falle ihrer Aufdeckung, in: Zeitschrift Interne Revision, Frankfurt a. M., Heft 01/1997, S. 15ff.